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個人情報の取扱いガイドライン

個人情報の取扱いガイドライン 公益社団法人 国際農業者交流協会

1) 公益社団法人国際農業者交流協会では、海外派遣事業参加者データとして、「氏名」「派遣年」「派遣制度」「自宅住所」「自宅電話番号」「勤務先」等を「会員管理名簿」で管理しています。
「会員管理名簿」はニューファーマーズ(広報誌)等、協会からのお知らせの送付や、各県帰国者組織や同期会等の交流活性化の目的で使用しています。

2) 平成17年3月31日をもって、「会員管理名簿」を基に作成した「海外派遣農業研修生名簿」(冊子版)の頒布サービスを終了しました。

3) OB・OGの方々の個人情報に関する照会は、書面(ファクス及び電子メールを含む)により申請されたものに限り、原則として被照会者の同意を確認した上で回答します。
なお、OB・OGでない方からの照会に対しては、「氏名(漢字)」「氏名(フリガナ)」「派遣年度」「派遣先国」「生年月日」の情報すべてを提供される場合に限り、OB・OGに「該当あり」あるいは「該当なし」のみを回答します。それ以外の照会に対しては、原則として一切対応しないものとします。

4) OB・OGの個人情報は、原則として帰国時点の研修生カードをもとに登録しています。当該情報の第三者への開示を望まない場合(「公開不可」)は、住所変更の手続きに準じてその旨を本会情報交流課まで書面(ファクス及び電子メールを含む)にて届け出てください。
何時でも将来に向けて非開示とすることができます。なお、届け出のない場合は、原則として「公開可」とみなします。

5) 原則として、各県帰国者組織、同期会、派遣先国同窓会、配属農場同窓会に対しては、所定の手続きを行った上で「公開可」のOB・OG情報のみ提供します。
また、記念大会等の開催にともないOB・OG情報が必要と判断される場合は、同様に所定の手続きを行った上で「公開可」のOB・OG情報のみ提供します。

6) 研修生の渡航前の実習や準備、帰国後の就農・就職活動に対しOB・OGの支援をお願いしています。
紹介するOB・OGの方は予め口頭にて打診し、了解を得た上で研修生に公開します。また研修生に対しては、先輩OB・OGの方々へ失礼がない様に指導しています。

7) 海外研修生等の受入農家としてお願いする場合は、1)協会に受入農家登録を行ない かつ2)登録内容を公開可の方々とします。研修生本人、送出国団体、配属県組織等関係機関へ必要な情報のみ提供します。

8) 協会やOB・OGを騙り、電話やハガキで個人情報の提供を求めてくるケースが報告されていますのでくれぐれもご注意ください。不審な場合には必ず本会までご連絡ください。

9) 派遣証明書等の発行はOB・OGご本人による申込み・受取りを原則とします。ご本人の特定を要する業務の必要上、会員番号の他「生年月日」を確認させていただく場合がありますので、あらかじめご了承ください。
なお、代理人を通じて申込み・受取りを行う場合は、「ご本人からの委任状」「ご本人の公的な身分証明書コピー」「代理人の公的な身分証明書コピー」すべての提出を必要とします。これらの必要書類が提出されない場合は、原則として証明書の発行をお断りします。

10) 個人情報の中でも最も重要度の高い情報の一つである「生年月日」は、原則として提供しません。




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